業務マニュアルを完成させよう

今年度の業務目標は、図書館システムの更新で、まずは次期システムの更新に向けて予算を確保することです。それに伴って、当然とはいえ、館長とか上司への説明の機会が増え、その度に下りてくるオーダーのあれこれ。とうてい、私の付け焼刃では対応できないこともしばしばありまして…。そのたびに、調査+報告資料をまとめるの繰り返し。パソコン作業が増えて、肩こりがひどくなったような…。
これとは別に、係の目標としては係の各種マニュアル類を整備することがあります。日々のシステムの運営管理のための業務マニュアルなどは一応ありますが、一部内容が古いままだったり、必要なところが明文化されてなかったり。システムについて詳しい人が作った物は、難しすぎる??係内OJTをやりながら、「ここの部分、今と違うよね。直さなきゃ。」とか、日常業務の中で「この業務について、書いてあるものがないよね。」とか、時間がある時に、できるところから作業を進めているようです。私はの仕事としては、できたマニュアルの中身のチェックになるのですが、システム初心者にとっては、業務の確認にもなるし、独り立ちして処理ができるようになるためにも業務マニュアルの存在はありがたいです。
上司からは、「マニュアルの作成にあたっては、文章の書き方とか見せ方とかをちゃんと指導するように。」とか、「館内でマニュアルを共有化できるように(=係でどういうことをやっているかちゃんとわかるようにすること)。」といったオーダーもでいます。でも、業務マニュアルと外向けの説明用資料(上司への説明用とか打ち合わせ用資料とか)は、ちょっと書き方とか見せ方は違うんじゃない?とも思っているのですが…。(そのあたりは、別の機会にでも書けるでしょうか。)
とりあえず業務マニュアルは、「初心者でもそれを見ながらやればなんとかできる」というもので、必要なことがわかりやすく書かれているのが望ましいと思いますが、いかがでしょう?
そして、システム更新が実現することになれば(実現しないと困るんですけどね…)、図書館システムの運営体制も見直していくことになると思います。その時に、今までは何をどうやってきたか、職員が必ずやらなくてはいけない業務は何かなど、検討資料として必要になるでしょうね、きっと。

作業系の部分を「仕組み化」して仕事を楽にするノウハウについては、泉正人著『最小の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術』で詳しく述べています。

最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術

最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術

ここでいう「仕組み」とは、

「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」のこと

で、「「仕組み」仕事術・3つの黄金ルール」として

RULE_1 才能に頼らない
RULE_2 意志の力に頼らない
RULE_3 記憶力に頼らない

をあげています。
今まで図書館の中を渡り歩いて(笑)、部署によっても中身はさまざまですが、整理業務マニュアルとか、利用者対応マニュアルとか、何らかの共通業務のマニュアルはあったと思います。ただし、担当業務については、マニュアルがあったりなかったり。何らかの文書があっても、マニュアルではなかった場合は、非常に苦労しました。私自身は、どちらかと言えば書き残す派なので、なんとなくマニュアル的なものは残してきた方だとと思います。
「忙しくてマニュアルを整備している時間がない!」という声も聞こえてこそうですが、マニュアルを整備することで、
(1)特に作業的な業務について、記憶に頼らず業務ができるので効率化できる
(2)だれでもほぼおなじように業務ができる
(3)マニュアルをまとめることで、業務の見直しを図ることができる
(4)OJTになる(文書の作成力のアップ?わからないことについては調べることになるので、知識のアップも図れる??)
などのメリットがあると思います。私の勤務館では、あと数年は、ベテラン職員の大量退職が続きます。先輩職員の皆さんには、退職する前に、ぜひ図書館業務についてのノウハウを出来る限り残して欲しいなあ、などと、残される立場の者は思っています。
ところで、今年のレファ協フォーラムで、神奈川大学の中村さんが事例発表で、昔の図書館だったら普通にやっていたかもしれないようなちょっとしたコツ(例えば、本の虫干しのようなこと)について調べた結果を、レファ協の事例に登録していっても面白いのではないか、というようなことをお話ししていたことを思い出しました。
 古書の虫干しの仕方を知りたい&燻蒸の実際     http://crd.ndl.go.jp/GENERAL/servlet/detail.reference?id=1000051921
図書館の仕事について、各館が持っている業務マニュアル的なものは、まだあまり公開されていないように思います。業務マニュアルについて考えを整理しながら記事を書いているうちに、業務マニュアルのオープンソース化、各館で必要な部分をカスタマイズする、などどいう考えがうかんでしまいました。おそらく、業務マニュアルの公開は、レファレンス事例の公開よりもず〜っと抵抗感が大きいと思うので、たぶん難しいでしょうけれど。