『IDEA HACKS!』を読んで、スケジュール管理について考え直してみました

「係内のスケジュールを一覧できた方が良いと思ったので、パソコンにスケジュール管理ソフトを設定してみましたので、使ってください。」
という連絡メールが来たのは、今月上旬頃(?)だったかと思います。
メールを読んで、私も手順どおりに設定をして、自分のスケジュールをいくつか入力してみました。でも、しばらくは、パソコンでスケジュール管理をすることについては、「1つ作業が増えた」感じがして、あまり積極的に利用しようとしなかったと思います。
私自身は、自分のスケジュールは手帳で管理している、完全なアナログ派です。手帳の大きさとか*1、サブでノート*2を使う等という方法は、試行錯誤をしながら、現在の方式に落ち着いた感じです。とにかく、何かあったら記録しておく、記録のしかたも自由*3、持ち歩くことができてすぐに開いて見ることができるというのも、手帳のメリットだと思って使っています。
原尻淳一、小山龍介著『IDEA HACKS!−今日スグ役立つ仕事のコツと習慣』(東洋経済新報社)は、著者たちが、先輩たちから教わった仕事のコツ(段取りやルールなど)を「ハック」として部下に伝授し、チームで共有化することで効果を上げることを目的にまとめたものです。内容は、若手ビジネスマンだけではなく、ベテランでも使えそうなハックが紹介されています。

IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣

IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣


この本で紹介されている、12番目のハックは「スケジュールはパソコンで管理する」というものでした。このハックを含む第2章は、時間管理方法のハックで、パソコンでスケジュールを管理することのメリットを紹介しています。パソコンで管理することのメリットは、グループ内でスケジュールを共有できることです。自分以外の人のスケジュールを把握できるので、業務の進捗状況の把握や、係内での仕事の振り分けに活用できそうです。
また、業務の関係での館内外との打合せや、各種の提出締切日をスケジュールとして記入しておくことで(もちろん口頭でも伝えるようにはしていますが)、私自身が今どういう状況にあるのかを係員に知ってもらえるのではないかとも思いました。
この本を読んでからは、スケジュール管理ソフト(=係全体のスケジュール管理)と手帳(=個人のスケジュール管理)をうまく使い分けようと思い、今週半ば頃から、パソコンのスケジュールにも自分の予定を入力するように気をつけるようになりました。三日坊主にならないか、まだかなり怪しい状況なので、当分は気をつけていきたいと思っています。
他にも、いろいろなハックが紹介されています。すでに私自身が実行しているものもいくつかありました。「手帳に、必要なデータ情報を縮小コピーして貼っておく」というような、読んでいて「なるほど!」と思ったハックもありました。新聞・雑誌やネットの参考になる情報は手帳やノートに貼っていたのですが、データ類は盲点でした。これは、早速実行したいハックです。
この他にも、「これはいいかも?」と思ったハックは、とりあえず、試してみようかと思っています。

*1:現在使っている仕事用の手帳は、A5版のバーチカルタイプです。

*2:手帳と同じA5版に揃えています。

*3:時には、記録スペースがなくなって付箋を使うことも…。